RODO: klauzula informacyjna

Ta klauzula jest dla klientów biura (także osób prowadzących jednoosobową działalność), osób reprezentujących klientów i kontrahentów oraz osób, które klient wskazał nam do kontaktu. Spełnia obowiązek informacyjny z art. 13 i 14 RODO. Dane osób odwiedzających stronę i korzystających z formularzy opisuje polityka prywatności.

Administrator

Administratorem danych jest Taxanto spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Gdyni, Plac Kaszubski 7/11, 81-350 Gdynia, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000138339 (Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego), NIP 5862101612, REGON 192814624, kapitał zakładowy 50 000 zł. Kontakt w sprawach danych: e-mail biuro@taxanto.com, telefon +48 58 738 40 25 (pn–pt 8:00–16:00) albo list na adres Plac Kaszubski 7/11, 81-350 Gdynia.

Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych pisz do nas bezpośrednio.

Cele i podstawy prawne

• Zawarcie i wykonanie umowy o prowadzenie księgowości, kadr i płac lub innej usługi, w tym kontakt w sprawach umowy i rozliczenia za usługi: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (gdy stroną umowy jesteś Ty), a dla osób reprezentujących klienta i jego pracowników wskazanych do kontaktu: nasz prawnie uzasadniony interes w wykonaniu umowy z klientem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Obowiązki wynikające z przepisów: wystawianie i przechowywanie faktur oraz dokumentacji księgowej biura (przepisy podatkowe i ustawa o rachunkowości), a także obowiązki instytucji obowiązanej z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu: biuro, które usługowo prowadzi księgi rachunkowe, stosuje wobec klientów środki bezpieczeństwa finansowego, w tym identyfikację i weryfikację tożsamości klienta, osób działających w jego imieniu i beneficjenta rzeczywistego (art. 2 ust. 1, art. 33–35 tej ustawy): art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń związanych z umową: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Informacje o zmianach w przepisach i terminach wysyłane klientom w ramach obsługi: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Nie zawierają reklamy naszych usług. Informacje handlowe, w tym newsletter, wysyłamy e-mailem wyłącznie za osobną, wcześniejszą zgodą (art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej), także klientom.

Dane klientów, które przetwarzamy na zlecenie (powierzenie)

Prowadząc księgowość i kadry, przetwarzamy dane pracowników, zleceniobiorców i kontrahentów klienta, w kadrach także dane o zwolnieniach lekarskich, czyli dane o zdrowiu. Ich administratorem jest klient, a biuro działa jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO), zawieranej razem z umową o świadczenie usług. Zakres, cel i czas tego przetwarzania określa umowa powierzenia, a o prawa wobec tych danych osoby powinny zwracać się do klienta jako administratora.

Skąd mamy dane, jeśli nie od Ciebie

Dane osób reprezentujących klienta albo wskazanych przez niego do kontaktu (imię i nazwisko, stanowisko, służbowy e-mail i telefon) otrzymujemy od klienta. Dane rejestrowe firm i dane beneficjentów rzeczywistych możemy sprawdzać w publicznych rejestrach (KRS, CEIDG, wykaz podatników VAT, Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych).

Czy musisz podać dane

Podanie danych jest warunkiem zawarcia i wykonania umowy. W zakresie identyfikacji i weryfikacji klienta jest wymogiem ustawowym (ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu). Bez tych danych nie możemy zawrzeć umowy ani świadczyć usług.

Jak długo

Przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu przez okres, w którym przepisy każą nam przechowywać dokumentację (przepisy podatkowe, ustawa o rachunkowości, ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu), oraz do upływu terminu przedawnienia roszczeń z umowy. [DO UZUPEŁNIENIA przez prawnika: konkretne okresy dla każdej kategorii dokumentów]

Odbiorcy danych

• Dostawca hostingu strony (podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia): SEOHOST Sp. z o.o., ul. Obornicka 330, 60-689 Poznań, serwery w Polsce.
• Dostawca poczty e-mail biura (podmiot przetwarzający): SEOHOST Sp. z o.o. (ten sam dostawca co hosting strony), serwery w Polsce. Wiadomości z formularzy i powiadomienia wysyła serwer strony, bez zewnętrznych usług do wysyłki.
• Wewnętrzny system biura: zapytania i wiadomości ze Strefy klienta trafiają do systemu, w którym pracują pracownicy biura. To nasz system, a nie usługa innej firmy. Dostęp mają tylko upoważnieni pracownicy, zobowiązani do zachowania poufności. Gdzie działa system: własny serwer biura w Gdyni, bez zewnętrznego dostawcy.
• Dostawca SaldeoSMART, tylko w zakresie dokumentów klientów biura. Dokumenty księgowe klienci biura przekazują w serwisie SaldeoSMART (logowanie pod adresem saldeo.brainshare.pl). Dostawca tego serwisu przechowuje dokumenty i dane kont użytkowników SaldeoSMART. Z naszych informacji wynika, że w zakresie dokumentów klientów działa na zlecenie biura jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO), a w zakresie własnych usług, na przykład kont użytkowników i bezpieczeństwa serwisu, może być odrębnym administratorem. Strona taxanto.com nie przekazuje do SaldeoSMART żadnych danych: przycisk „Zaloguj się do SaldeoSMART” jest zwykłym odnośnikiem.
• Organy publiczne (na przykład urząd skarbowy, ZUS, sądy, prokuratura), gdy obowiązek przekazania danych wynika z przepisów.
• Kancelaria prawna, gdy jest to potrzebne do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.
• Google Ireland Limited (Google Analytics), tylko gdy zgodzisz się na statystyki odwiedzin: dane o wizycie opisane w polityce prywatności (statystyki odwiedzin). Według warunków Google działa jako podmiot przetwarzający. Dane mogą trafić do Google LLC w USA (EU-US Data Privacy Framework i standardowe klauzule umowne).

Nie sprzedajemy danych i nie przekazujemy ich do celów reklamowych. Jedyną usługą analityczną innej firmy na stronie są statystyki Google Analytics, które działają tylko za Twoją zgodą. Z usług reklamowych nie korzystamy.

Przekazywanie danych poza EOG

Nie przekazujemy danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Serwery strony, poczty i systemu biura działają w EOG.

Wyjątek: jeśli zgodzisz się na statystyki odwiedzin, dane o wizycie mogą trafić do Google LLC w Stanach Zjednoczonych. Podstawą jest decyzja Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony w ramach EU-US Data Privacy Framework (art. 45 RODO), w którym Google LLC jest certyfikowana, a dodatkowo standardowe klauzule umowne (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Szczegóły: statystyki odwiedzin w polityce prywatności.

Poufność

Pracownicy biura mają dostęp tylko do danych, które są potrzebne do ich pracy, i są zobowiązani do zachowania poufności, także po zakończeniu współpracy. Zasady poufności informacji o firmie klienta określa umowa.

Twoje prawa

Masz prawo:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
• sprostowania danych (art. 16 RODO),
• usunięcia danych (art. 17 RODO), gdy nie ma podstawy, by je dalej przechowywać,
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
• przeniesienia danych, które przetwarzamy na podstawie zgody albo umowy (art. 20 RODO),
• cofnięcia zgody w każdej chwili, jeśli przetwarzamy dane na podstawie zgody (newsletter, opinia, statystyki odwiedzin: odnośnik „Ustawienia cookies” w stopce). Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem tego, co zrobiliśmy przed jej cofnięciem (art. 7 ust. 3 RODO).

Żeby skorzystać z praw, napisz na biuro@taxanto.com albo na adres biura. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca. W wyjątkowych przypadkach termin może się wydłużyć o kolejne dwa miesiące, o czym poinformujemy (art. 12 ust. 3 RODO). Możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości, jeśli mamy uzasadnione wątpliwości, kto pisze. Posiadacze konta w Strefie klienta mogą poprosić o kopię danych i usunięcie konta w zakładce Konto.

Skarga do organu nadzorczego. Jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, uodo.gov.pl (art. 77 RODO).

Zautomatyzowane decyzje

Nie podejmujemy wobec klientów decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywołują skutki prawne albo w podobny sposób istotnie na nich wpływają.

Historia zmian

• 15 października 2026 r.: Wersja z motywu 2.5.1 (drugi przegląd): podstawa prawna dla osób piszących w imieniu firmy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) także w skróconych informacjach pod formularzami, prośba o niepodawanie danych o zdrowiu (art. 9 RODO), wewnętrzny system biura jako osobna pozycja wśród odbiorców, doprecyzowane informacje o kalendarzu do subskrypcji i o weryfikacji opinii. W klauzuli: informacje o terminach i przepisach wysyłane klientom w ramach obsługi nie zawierają reklamy usług, opis obowiązków z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (beneficjent rzeczywisty, Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych), dane o zdrowiu pracowników klienta w kadrach.
• 14 października 2026 r.: Wersja z motywu 2.5.0: pełna lista celów i podstaw prawnych, jedna lista okresów przechowywania i odbiorców, osobna informacja o prawie sprzeciwu, adres Prezesa UODO, opis ochrony formularzy, dobrowolność podania danych, rola SaldeoSMART, dane spółki. Informacja dla osób, których dane przekazuje nam klient (art. 14 RODO).
• Wcześniejsza wersja z motywu 2.0–2.4 (krótka klauzula).

Aktualna wersja jest zawsze pod adresem tej strony. O zmianach, które dotyczą osób z kontem w Strefie klienta, informujemy e-mailem przed ich wejściem w życie.